費用計入差旅費還是業(yè)務(wù)招待費，會計做賬的6個誤區(qū)，帶你一探究竟！
01
同為出行費用
報銷歸類不一樣
02
報銷流程和賬務(wù)處理大全
建議先收藏
一、員工費用報銷規(guī)定有哪些？
1.任何一種類型的請購及支出，包含物品設(shè)備請購、差旅費、車費、交際費等，必須于事件發(fā)生前依照“預(yù)算及費用之審核權(quán)限”規(guī)定取得權(quán)責人的書面核準。
2.報銷人員必須取得完整真實、合法的原始憑證（發(fā)票之單位名稱必須是正確無誤），由報銷人整齊地自行粘貼在A4紙大小的粘存單上，同類性質(zhì)必須粘在一起。“請款單”和“費用及出差旅費報銷申請表”按原始憑證之交易發(fā)生時間分類詳細填寫，并自行編號以便參照。付款一般采用支票、轉(zhuǎn)賬及匯入員工賬戶等方式，經(jīng)授權(quán)人員核準并經(jīng)財務(wù)部復核通過，方可付款。
3.報銷以“周”為單位，并附相關(guān)憑證，不得幾周憑證粘于一起，否則財務(wù)部將予以退單處理。當月發(fā)生的費用應(yīng)盡量在當月報銷，最晚不得超過發(fā)生月份的次月，如逾期須經(jīng)總經(jīng)理書面批準，否則財務(wù)部將不予報銷。
4.簽名的規(guī)定：
①所有員工在任何憑單上簽字，表示對該憑單所載事項以及金額完全同意，并已盡到誠實申報或認真審核之責。② 所有簽名應(yīng)同時附注日期，如不附注日期，當產(chǎn)生爭議時，未簽注日期的員工將承擔最不利的結(jié)果。
5.財務(wù)復核結(jié)果視情況做下列處置：
①退回報銷單（注明退回原因）。
②剔除部分不合格、不合理、說明不全之金額后付款（附剔除原因）。
③要求報銷人員補充說明或補必要單證。
④交出納付（匯）款。
6.每周匯員工報銷款一次，每月的最后一個周五不匯款。
7.每周匯員工報銷款后，差異表會E-mail給各部門主管及秘書或助理，各位員工如有疑問可向各部門秘書或助理查詢。
8.在報銷流程前，所有單據(jù)未齊備的，必須補齊手續(xù)后方可進入報銷流程。
二、差旅費的報銷手續(xù)具體流程
1.提供合法的票據(jù)。索取住宿票據(jù)時，應(yīng)要求對方將票據(jù)內(nèi)容填寫完整，填寫內(nèi)容包括：單位名稱（姓名）、日期、住宿天數(shù)、單價、金額、填票人。
2.填報“工作人員出差‘五定’審批單”。內(nèi)容包括：姓名、前往地點及乘坐交通工具、出差任務(wù)、出差時間、領(lǐng)導簽批。
3.參加會議的，要求加附領(lǐng)導簽批的會議通知單。
4.填寫差旅報銷單。填寫內(nèi)容包括：姓名、出差日期、出差天數(shù)、出差事由、起止地點、起止日期、車船費、住宿費及其他即可。
5.提交統(tǒng)計部門審核，審核無誤，再提交財務(wù)復核核，經(jīng)辦人再將審核無誤的“差旅報銷單”報經(jīng)公司領(lǐng)導簽批。
6.公司出差人員補助實行包干制的，必須提供住宿發(fā)票、餐飲發(fā)票，否則計入個人工資薪金所得。
7.所附單據(jù)要求有經(jīng)辦人、核算部門、財務(wù)部門審核簽字、負責人簽字。
8.提交財務(wù)報賬。
三、住宿費的報銷手續(xù)具體流程
1.出差人員的住宿費實行限額憑據(jù)報銷的辦法，按實際住宿的天數(shù)計算報銷。
2.出差人員由接待單位或住在親友家的，一律不予報銷住宿費。
3.出差人員住宿費報銷標準原則上按規(guī)定標準執(zhí)行，有新聞媒介采訪、會見地方政府官員和知名人士或影響公司整體形象的特殊業(yè)務(wù)情況，在分管領(lǐng)導允許的前提下，可按實報銷。
4.住宿費標準一般指每天每間，若為同性二人同時出差，按一個房間標準報支，副總以上人員出差，可單獨住宿。
四、伙食補助費的報銷手續(xù)具體流程
1.中午12時前離開本市按全天補助；
2.中午12時后離開本市按半天補助；
3.中午12時前抵達本市按半天補助；
4.中午12時后返抵本市按全天補助。
五、交通費的報銷手續(xù)具體流程
1.旅途中符合乘臥（從晚八時至次日晨七時之間，在車上過夜6小時以上或連續(xù)乘車時間超過12小時）而未乘座臥鋪，特快按票價50%，其它列車票價60%予以補助。訂票費、退票費原則上不予報銷，如遇特殊情況需寫書面匯報，報分管領(lǐng)導批準后，方可報銷。
2.對于自帶車輛人員，交通補助費予以取消（乘坐出租車辦事需經(jīng)主管領(lǐng)導同意）。
3.出差人員原則上不得乘坐出租車，但下列情況除外：
1)出差目的地偏遠，沒有公共交通工具的;
2)攜有巨款或重要文件須確保安全的;
3)收、發(fā)貨物笨重，搬運困難或時間緊迫的;
4)陪同重要客人外出的;
5)執(zhí)行特殊業(yè)務(wù)或夜間辦事不方便的。
以上情況須請示部門主管同意后方可報銷。
4.出差人員應(yīng)按最簡便快捷的線路乘坐車船，不得饒行。出差期間經(jīng)領(lǐng)導批準順道回家探親、辦事及非工作需要的參觀、游覽，其饒線多支付的費用均由個人自理，期間按事假考勤。遇有特殊情況的，如春運無法購票的，在請示主管領(lǐng)導同意后方可報銷。
六、通訊費的報銷手續(xù)具體流程
除外出學習和駐廠人員外的出差人員，每天補助10元通訊費，特殊情況需經(jīng)主管領(lǐng)導批準。
七、其它費用的報銷手續(xù)具體流程
1.在出差過程中因業(yè)務(wù)工作需要使用招待費應(yīng)先征得分管領(lǐng)導同意，并經(jīng)安排領(lǐng)導核準并簽署意見后財務(wù)部方可審核報銷。
2.出差人員應(yīng)保留完整車（船）票時間、車次、住宿發(fā)票作為計算費用的依據(jù)，對于公司代為訂票的，應(yīng)保留復印件作為審核依據(jù)。
3.駕駛員外出按15元/百公里補助，行車途中的違章罰款一律不準報銷。
4.兩人以上出差人員，在請示主管領(lǐng)導允許后，可就隨行高一級人員標準執(zhí)行。
5.去往集團辦事處的人員，出差途中享受伙食補助費。抵達后食宿由辦事處承擔，不享受伙食及住宿包干，如因辦理業(yè)務(wù)路途較遠，而中途無法返回辦事處就餐，可享受伙食補助費，但需持有辦事處負責人的簽字確認證明。
6.外出參加會議，會議費用中包括食宿時不再享受食住費用，只享受市內(nèi)交通費。會議費用中不含食宿時，按前述標準予以補助。
7.外出學習、駐廠人員，伙食補助每天16元，期間不享受市內(nèi)交通費、住宿費包干，途中可享受交通、伙食補助費。
八、非定額備用金制度下報銷備用金的會計處理
非定額備用金是指單位對非經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員，根據(jù)每次業(yè)務(wù)所需備用金的數(shù)額填制借款憑證，向出納員預(yù)借現(xiàn)金，使用后憑發(fā)票等原始憑證一次性到財務(wù)部門報銷，多退少補，一次結(jié)清，下次再用時重新辦理領(lǐng)借手續(xù)。
報銷時財務(wù)部門編制轉(zhuǎn)賬憑證，其借方科目與定額備用金報銷時相同，其貸方科目則為“其他應(yīng)收款”科目。對于實際支出額小于預(yù)借金額的應(yīng)編制現(xiàn)金收款憑證，收回多借的現(xiàn)金;對于實際支出大于預(yù)借金額的，編制現(xiàn)金付款憑證，補給經(jīng)辦人員墊付的款項。
例：
大新公司對行政科采用非定額備用金制度，行政科為購買辦公用品預(yù)借備用金1600元，預(yù)借時，財務(wù)部門根據(jù)借款憑證編制現(xiàn)金付款憑證，其會計分錄為：
借：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600
貸：庫存現(xiàn)金 1600
行政科購買辦公用品1520元后憑發(fā)票和驗收入庫單到財務(wù)部門報銷，交回多余現(xiàn)金80元，財務(wù)部門編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用 1520
庫存現(xiàn)金 80
貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600
出納員收回多借的未用現(xiàn)金80元。
如果行政科實際購買辦公用品1780元，自己墊付了180元，則在報銷時除按規(guī)定編制轉(zhuǎn)賬憑證一張，其會計分錄為：
借：管理費用 1780
貸：其他應(yīng)收款——備用金(行政科) 1600
庫存現(xiàn)金 180
出納員付給行政科現(xiàn)金180元，退還行政科經(jīng)辦人員其墊付的現(xiàn)金180元。
備用金報銷的處理依企業(yè)備用金管理制度的不同而有所區(qū)別。備用金管理制度可以分為定額備用金制度和非定額備用金制度兩種。
所謂定額備用金是指單位對經(jīng)常使用備用金的內(nèi)部各部門或工作人員根據(jù)其零星開支、零星采購等的實際需要而核定一個現(xiàn)金數(shù)額，并保證其經(jīng)常保持核定的數(shù)額。實行定額備用金制度，使用定額備用金的部門或工作人員應(yīng)按核定的定額填寫借款憑證，一次性領(lǐng)出全部定額現(xiàn)金，用后憑發(fā)票等有關(guān)憑證報銷，出納員將報銷金額補充原定額，從而保證該部門或工作人員經(jīng)常保持核定的現(xiàn)金定額。只有等到撤銷定額備用金或調(diào)換經(jīng)辦人時才全部交回備用金。
實行定額備用金的單位，其內(nèi)部各部門或有關(guān)工作人員使用備用金購買貨物或用于零星開支后，應(yīng)將所購買的貨物交由倉庫保管員驗收入庫，憑驗收入庫單連同發(fā)票到財務(wù)部門報銷，用于其他開支的憑發(fā)票或其他原始憑證到財務(wù)部門報銷。有關(guān)部門或工作人員報銷時，會計人員應(yīng)編制現(xiàn)金付款憑證。出納員依據(jù)付款憑證將報銷的金額用現(xiàn)金補給報銷的部門或工作人員。這樣報銷后有關(guān)部門或工作人員于中的現(xiàn)金又達到了核定的限額。
例：
大新公司維修科使用定額備用金制度，金額為1200元。5月14日用現(xiàn)金購買零配件800元，其備用金只剩下400元，次日到財務(wù)科報銷，會計編制付款憑證,出納員補給現(xiàn)金800元，這樣維修科的備用金又達到了 1200元。會計分錄是：
借：管理費用 800
貸：庫存現(xiàn)金 800
如果5月14日維修科購買零配件實際支付了1400元，由經(jīng)辦人員墊付現(xiàn)金200元，則5月15日報銷時,出納員應(yīng)付給的現(xiàn)金就是1400元，維修科備用金在支付給經(jīng)辦人員墊付款200元后又恢復到1200元。
